¿Cómo liderar el control de obra para un proyecto de construcción?
La importancia del control de obra, para cualquier tipo de proyecto de construcción radica en qué, no solamente evita contratiempos en el cronograma de entregas sino que evita sobrecostos por fugas de capital o imprevistos mal gestionados. Para lograrlo con éxito se debe contar con profesionales con un alto perfil de liderazgo y con sus herramientas adecuadas como un software para gestión de obra, tipo erp, entre otras.
Aunque las tareas a controlar suelen ser muchas y muy variadas, todas dependen de tres controles principales: Controlar el equipo humano, controlar los costos de la construcción y controlar el tiempo empleado de cada actividad. Esto permitirá tener resultados exitosos frente a la planeación que se hizo del proyecto.
Aspectos importantes para implementar un buen sistema de control de obra para empresas constructoras.
Para una adecuada gestión de obra, es importante planificar todos los procesos que se van a ejecutar para llevar a cabo los trabajos con éxito y cumplir con el presupuesto y los tiempos de entrega acordados. Para detallar esos procesos deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
Un Presupuesto de obra bien definido, con análisis de precios unitarios detallados y listado completo de insumos a emplearse.
Preveer la maquinaria, herramientas y equipo que se debe comprar o alquilar para la realización de las actividades.
Contratar el personal idóneo, pero tener en cuenta el sistema de contratación y los aspectos legales de esa contratación.
Tener aprobados los estudios técnicos, entre ellos verificar los estudios arquitectónicos, estructurales, hidrosanitarios, eléctricos, de red de gas, de red de incendios, licencia de construcción, etc.
Contratar una herramienta de software tipo erp para constructoras, que permita reducir los riesgos y maximizar los resultados, organizando la información.
Contratar pólizas de seguros contra todos los posibles riesgos.
Gestionando cada uno de estos aspectos, se estará mejor preparado para controlar correctamente el proyecto de construcción. Así se puede cumplir con el presupuesto y el tiempo de entrega con el menor riesgo posible.
Una vez que los profesionales hayan definido la planificación de la obra, que incluye diferentes estudios técnicos, tales cmo diseños arquitectónicos, cálculos estructurales y licencias de construcción entre otros, solo queda definir el presupuesto de costos y el cronograma de obra.
El profesional encargado del proyecto, para lograr el feliz término de la obra debería enfocarse en gestionar los siguientes pasos:
Paso 1: Planeación de los costos y duración de cada una de las actividades de la obra.
Un buen presupuesto de obra, elaborado detalladamente, con análisis de precios unitarios y listado completo de los insumos a emplearse en el proyecto, permite tener un mejor control de los costos de los materiales y del personal en cada etapa del proyecto. El control presupuestario permite comparar los costos reales de la ejecución de la obra con el presupuesto inicial.
Luego del presupuesto, debe hacerse una programación de obra, o sea un cronograma del desarrollo de las actividades, si cuentas con una herramienta tipo gantt pues te será más fácil diseñarlo. Este cronograma es vital para controlar el tiempo de ejecución de las actividades, los posibles retrasos en obra y la entrega puntual de los trabajos.
Una planeación clara disminuirá el riesgo en el desarrollo del proyecto, tanto en costos cómo en tiempo de entrega, es importante ennfocarse detalladamente en realizar una buena planeación del proyecto sobre la cual se llevará un control efectivo del mismo.
Paso 2: Gestionar la compra y consumo de Materiales y Equipos de Obra.
En la obra, uno de los puntos claves a controlar es la compra y consumo de materiales y equipos de construcción. Esto permite mantener organizados y claros los procesos que siguen los profesionales y deriva en tener reportes de stock y kardex, claros, precios y a tiempo para tomar buenas decisiones. El proceso generalmente es el siguiente:
Requisiciones de Obra: Es la solicitud de materiales que los profesionales encargados del proyecto envían a la oficina principal de la empresa constructora para que esta les provea. Generalmente la realiza el ingeniero residente y se elabora en períodos frecuentes, semanales, quincenales o mensuales, de acuerdo a cómo se haya programado con anterioridad
Órdenes de Compra o Pedidos a Proveedores: Una vez la oficina principal tenga conocimiento de los materiales que se requieren en obra, proceden a enviar órdenes de compra a los diferentes proveedores para que ellos suministren el material o los equipos necesarios para la ejecución del proyecto.
Entradas de Almacén o Ingreso de Insumos: Cuando el pedido es entregado en la obra, el almacenista o bodeguero, consignan los materiales que ingresaron en un documento llamado "Entrada de Almacén", este documento es la evidencia que permite al constructor pagar la factura de compra al proveedor y además ingresa los materiales al stock del proyecto.
Salidad de Almacén o Consumos de Material: Los diferentes contratistas se dirigen al profesional residente de la obra y le solicitan los materiales a primera hora de la mañana, el ingeniero emite un vale de consumo para que luego el almacenista suministre esos materiales. El vale de consumo debe contener claramente, el tipo de insumo que se está entregando, la cantidad que se necesita y la actividad a la cual se ha destinado ese insumo. El almacenista deberá entregar únicamente lo que ese vale de consumo indique y registrará la transacción en un documento llamado "Entrada de Almacén" que produce una salida del kardex.
Controlar estos cuatro procesos básicos, es el inicio de una buena gestión de la compra y consumo de materiales y garantiza un 50% del éxito del proyecto.
Paso 3: Gestionar el personal de la Obra.
Este es uno de los procesos más difíciles de controlar y tal vez el más importante del proyecto, el personal encargado de ejecutar las diferentes actividades de obra se contrata de acuerdo a los reglamentos vigentes de cada país. Así en algunos países, se deben ingresar a la nómina de la empresa y en otros, son contratistas independientes que realizan los trabajos a destajo. De cualquier manera, deben estar afiliados a la seguridad social vigente que incluye salud y riesgos profesionales para el personal.
Además de verificar el tipo de contratación, deben entregarse los implementos que garanticen la seguiridad de los trabajadores, tales como guantes, cascos, chalecos, gafas de protección, arnés, entre otros. Así cómo garantizar la correcta señalización en la obra, que requiere, cintas de seguridad, vallas informativas, puntos de encuentro, etc.
Una vez garantizados estos dos procesos, el de contratación y la seguridad de los trabajadores, la empresa debe controlar los tiempos de ingreso y salida de esos trabajadores, los recursos empleados en los pagos de mano de obra, el avance de los trabajos a ellos encomendados y principalmente el control de calidad de las actividades que están ejecutando.
Conclusión:
Probablemente una página no sea suficiente para abarcar todo lo que comprende el control de obra de los proyectos de construcción y habrán muchos aspectos que aquí no se han mencionado. Sin embargo controlando estos tres procesos básicos, las planeación, la gestión de compra y consumo de materiales y la gestión del personal de mano de obra, la empresa constructora habrá gando un 90% del éxito del proyecto.
Una herramienta de software que permita el trabajo colaborativo y con la cual obtener informes en tiempo real, cambia radicalmente las reglas de juego en el control de obra, pasando a un control eficaz del 99% de los procesos de construcción.
Existen muchas en el mercado, pero nosotros recomendamos metroKUBIKO, www.metrokubiko.com softwarepara constructoras completamente online.
MILTON ERASO PORTILLA
Arquitecto